Les principes fondamentaux d’une permanence téléphonique

Un appel entrant pour une entreprise commerciale est d’une très grande importance. Cela peut lui signifier une éventuelle entrée d’argent. Elle se doit donc de toujours répondre à chacun de ses appels si elle veut voir son chiffre d’affaires augmenter. Cependant, en fonction de sa taille, le nombre d’appels entrants qu’elle reçoit par jour peut aller jusqu’à plus d’une trentaine. Ce qui peut s’avérer être assez compliqué à gérer en interne. Heureusement, il est maintenant possible de déléguer son secrétariat téléphonique à un prestataire. Dans cet article, découvrez tout ce dont une permanence téléphonique s’engage à vous fournir.

Permanence téléphonique : Une disponibilité permanente

Pour une entreprise, un simple appel entrant peut éventuellement lui rapporter de l’argent. En effet, un appel peut révéler un client qui souhaite acheter un produit ou recourir aux services que celle-ci propose. Vous l’aurez compris, si vous tenez à ce que votre business soit florissant, il n’est donc pas question que vous ratiez, ne serait-ce qu’un seul appel. Dans le cas contraire, vous risquerez de laisser vos potentiels clients au profit de vos concurrents. Pour rester compétitif, il est alors important que vous soyez toujours joignable.

Pour cela, il n’y a rien de plus sûr que de recourir à une permanence téléphonique. Ce service, comme son nom l’indique, vous garantit une disponibilité permanente. Chacun de vos appels, sans exception, sera reçu par des téléopérateurs aux horaires que vous aurez définis au préalable. Si vous en avez besoin, certains services de permanence téléphonique proposent même une assistance 24 h/24 et 7 j/7.

Permanence téléphonique : Un décroché rapide

Outre la disponibilité continue procurée par une permanence téléphonique, ce service s’engage également à décrocher le plus rapidement possible vos appels entrants. Cela est d’une grande importance étant donné le nombre croissant de concurrents sur le marché. En effet, un client n’hésitera pas à contacter ces derniers si vous tardez à répondre à son appel.

Avec une permanence téléphonique, vos appels seront reçus dans les meilleurs délais. Les téléopérateurs sont notamment tenus de décrocher les appels avant que la 4e sonnerie du téléphone ne retentisse. Une étude a démontré qu’au-delà, le client commence à perdre patience, ce qui peut conduire à l’agacement du client.

Des téléopérateurs aimables et professionnels

Les personnes qui décrochent les appels d’une entreprise sont le reflet du sérieux de cette dernière. Vous devez donc avoir à votre disposition des personnes compétentes pour gérer votre accueil téléphonique. Justement, en faisant appel à un service de permanence téléphonique, vous aurez des téléopérateurs formés et qualifiés pour offrir à vos clients un accueil téléphonique de qualité. Ce qui ne pourra qu’être bénéfique pour la réputation de votre entreprise.

Ces experts de la relation client ont notamment pour principe de respecter les quelques points suivants :

• Être courtois

Pour répondre à vos appels, les téléopérateurs se montreront toujours polis. Ils utiliseront des formules de politesse et resteront toujours respectueux envers leur interlocuteur, peu importe la situation à laquelle ils seront confrontés.  

• S’exprimer correctement et clairement

Le monde professionnel a son propre vocabulaire et les téléopérateurs en sont bien conscients. Ces derniers ont bénéficié d’une formation pour s’exprimer de la meilleure manière qui soit lors d’une conversation téléphonique avec un client. Que cela soit par rapport aux mots employés ou de la façon dont ceux-ci sont enchaînés, vous pouvez être sûr d’obtenir satisfaction de leur service.

• Toujours sourire

Tout bon service de permanence téléphonique le sait : sourire est d’une grande importance lors du traitement d’un appel. En effet, un téléopérateur se doit de toujours sourire au téléphone même si son interlocuteur ne le voit pas, car cela permet de faire ressortir une attitude positive. D’autant plus que comme tous les autres sentiments, le sourire se ressent à travers le téléphone.